REFORMA LABORAL EN ECUADOR: NUEVAS NORMAS PARA EL CONTROL DE OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Reforma laboral en Ecuador: nuevas normas para el control de obligaciones del empleador

 

El 15 de mayo de 2025, se publicó en el Registro Oficial N.º 39 el Acuerdo Ministerial N.º MDT-2025-053, mediante el cual se modificó el Acuerdo Ministerial N.º MDT-2023-140, que contenía las Normas Generales para el Control de las Obligaciones del Empleador y los Procedimientos de Inspección.

Estas reformas traen consigo ajustes relevantes en cuanto a los procedimientos de registro, presentación documental, plazos, condiciones y responsabilidades de los empleadores, con el objetivo de precisar y fortalecer el manejo de la información laboral.

 

Los principales cambios introducidos son los siguientes:

 

1. Verificación de autenticidad de documentos mediante código HASH:

A partir de la reforma, todo documento escaneado y subido al sistema del Ministerio del Trabajo será validado mediante un código HASH. Este código actúa como una especie de firma digital que asegura la integridad del documento, identificándolo de forma única como registrado, reportado o aprobado.

 

2. Extensión del plazo para el registro de trabajadores y documentación obligatoria:

Se amplía el plazo para registrar a los trabajadores en la plataforma ministerial de 15 días a 30 días desde el inicio de la relación laboral. Asimismo, se establece que el empleador debe mantener la información actualizada en dicho sistema.

En cuanto a la jornada laboral reducida, se aclara que debe contar con la autorización previa del Ministerio y su correspondiente ingreso en el sistema.

Por otro lado, los empleadores están obligados a conservar, en formato físico o digital, toda la documentación enviada o aprobada en el sistema ministerial, debiendo presentarla si alguna autoridad la requiere.

 

3. Deber de proporcionar documentos laborales a trabajadores y extrabajadores

Se impone al empleador la obligación de entregar a trabajadores y extrabajadores todos los documentos derivados de la relación laboral, tales como contratos, adendas, actas de finiquito, roles de pago, entre otros. Estos deben reflejar con claridad los valores pagados, incluidos los décimos tercero y cuarto. El incumplimiento será motivo de sanción.

 

4. Empleadores con registro artesanal: obligaciones específicas

Los empleadores con calificación artesanal que cuenten con personal administrativo deben registrar a dicho personal en la plataforma del Ministerio del Trabajo. Este registro deberá imprimirse y firmarse por ambas partes como constancia del pago efectuado.

 

5. Registro de actas de finiquito y reducción del plazo

Se establece que las actas de finiquito y el comprobante de pago deben cargarse al sistema en un único archivo PDF firmado por las partes. Solo con este archivo podrá generarse el código HASH que legaliza el proceso. Además, el plazo para registrar estas actas se reduce de 30 a 15 días tras la terminación laboral. Se insiste en que el empleador debe conservar copia física y digital de estos documentos.

 

6. Procedimiento para el pago por consignación

Se otorgan 15 días al empleador para localizar al extrabajador y efectuar el pago de la liquidación directamente. Si no logra hacerlo, dispone de otros 15 días para realizar la consignación ante el Ministerio del Trabajo.

 

7. Respaldo y conservación del Reglamento Interno de Trabajo

El empleador cuenta con un plazo de 15 días, no prorrogable, para descargar la resolución de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo. Si no lo hace dentro de ese periodo, los documentos serán eliminados automáticamente. Se advierte que el Ministerio podría efectuar controles aleatorios posteriores.

 

8. Incorporación de las disposiciones Décima y Décima Primera

Se establece que el empleador es responsable exclusivo de certificar y preservar los documentos subidos a la plataforma ministerial. El Ministerio del Trabajo no conserva dicha información una vez expirados los plazos, ni asume responsabilidad por su pérdida. En caso de omisión, será necesario iniciar nuevamente el trámite, asumiendo las consecuencias legales correspondientes.

Realizado por:

HLB Ecuador