El check in como generador de presencia, foco y compromiso

El check in como generador de presencia, foco y compromiso

El check in significa verificar que los participantes “estén dentro” de una reunión y compartan lo que está presente en sus mentes en ese momento. Sin embargo, el poder del check in no sólo verifica estar presente, sino nos permite conectar, ser vistos, escuchados, reflexionar, sintonizar, ajustar, aclarar.

Cuando establecemos una pregunta a través del check in, formamos un campo emocional específico que este puede o no ser enriquecedor para los objetivos que queremos establecer en la reunión.

Debemos tomar en cuenta que no se debe realizar siempre una misma pregunta ya que esto ocasiona que los participantes se aburran, éstas deben ser relevantes, específicas y con propósitos claros.

Al realizar preguntas nuevas atraemos la atención de los participantes teniendo en cuenta la importancia del contexto, el propósito y la intención del check in.

Para estructurar un check in debemos tomar en cuenta:

• ¿Cuál es el tono emocional que queremos crear con el check in? Es importante considerar el tono emocional que se va a mantener en la reunión de acuerdo al objetivo de la misma; este puede ser relajado, serio, profundo o con humor.

• ¿Cómo conectaremos el check in con el resto de participantes de la reunión de manera que apalanque y apoye los objetivos de ésta? El objetivo de la reunión debe ser claro para generar un check in que aporte y conecte a los participantes en base de preguntas profundas y reflexivas.

• ¿Cuánto tiempo total tiene la reunión y cuánto de éste puedo asignar al check in? Esto depende del tiempo de cada uno de los participantes que se demoren en responder y la forma en que respondan.

• ¿Los participantes a la reunión son un grupo que se conoce y dónde hay confianza, o son personas completamente desconocidas? ¿Existe seguridad psicológica en el grupo? Nos permite generar la pregunta de manera correcta y no poner en una situación incómoda a los participantes para que no respondan y mantengan la seguridad del tema que se está tratando.

Aportes del check in en las reuniones:

• Permite que las personas “lleguen” a la reunión, causando presencia de los participantes, dejando de lado el ruido mental/emocional con el que pueden llegar a la reunión. Se centran en responder la pregunta y escuchar la respuesta de otros, generando foco.

• Permite visibilizar el tono emocional y con ello movilizarlo. En este sentido, todas las preguntas relacionadas con “qué emoción traen”, permiten que las personas expresen su estado emocional y con ello parte de la carga que traen, disminuya. Además, genera conexión con el resto del grupo.

• Es una forma de generar reflexión sobre temas de la reunión. Preguntas como “qué reflexiones traen sobre el tema tratado la sesión anterior” o “cuáles son sus expectativas con respecto a la reunión de hoy”, permitirán conectar desde un punto reflexivo con los participantes. Además de traer el foco y la presencia, estas preguntas entregan información valiosa para quién lidera la reunión.

• Es una forma de saber cómo están las personas generando conexión, empatía, seguridad y confianza.

Actividades que se puede considerar en reuniones virtuales para un check in:

• Cambiar el fondo de cámara por uno que sea significativo para el participante y explicar el porqué del mismo. (permite dar un tono entretenido, humor y conexión).

• Cada participante mostrar en la cámara la “pose de poder” y contar el por qué.

• Solamente habla un participante a la vez, mientras los demás escuchan de manera empática y en silencio.

• En el nombre en pantalla añadir el cómo se siente en ese momento.

• En el chat de la reunión realizar un check in con un emoji.

En HLB Ecuador se ha aplica el check in como medio de comunicación a través de reuniones manteniendo objetividad, fluidez, sintonía y efectividad entre sus colaboradores.

Bibliografía:

https://alicoach.es/checkin-checkout-reuniones/ 

https://ucema.edu.ar/u/jib/Documentos/DT_02_Reuniones_del_Tranbajo_en_Equipo_v2.pdf 

https://es.linkedin.com/pulse/el-check-como-generador-de-presencia-foco-y-di-domenico-madrid 

Autor:

Adriana Lema

Junior BPS